ŞÖK Tutanağı Oluşturucu

Materyaal Şube Öğretmenler Kurulu Tutanağı Oluşturucu, öğretmenlerin ve okul yöneticilerinin ŞÖK belgelerini daha düzenli ve hızlı hazırlamasına yardımcı olan ücretsiz bir çevrim içi araçtır.

Okul, sınıf, şube, toplantı tarihi, katılımcı öğretmenler, gündem maddeleri, görüşmeler ve kararlar gibi alanları doldurarak tutanak taslağınızı oluşturabilirsiniz. Hazırladığınız belgeyi desteklenen seçeneklere göre Word veya A4 PDF biçiminde indirebilirsiniz.

Şablonlar güncel MEB uygulamaları ve resmî yazışma esasları dikkate alınarak hazırlanmıştır. Oluşturulan belge bir taslaktır; toplantıda gerçekten görüşülen konulara, okulunuzun uygulamalarına ve güncel resmî düzenlemelere uygunluğu kullanıcı tarafından kontrol edilmelidir.

ŞÖK Nedir?

ŞÖK, Şube Öğretmenler Kurulunun kısaltmasıdır. Kurul; aynı şubede ders veren öğretmenlerin öğrencilerin eğitim, gelişim ve sınıf içi durumlarını birlikte değerlendirmesine yardımcı olur.

Toplantılarda okulun ve sınıfın ihtiyaçlarına göre şu konular ele alınabilir:

• Öğrencilerin akademik gelişimi

• Derslere katılım ve devam durumu

• Öğrenme güçlükleri ve destek ihtiyacı

• Sınıf içi davranış ve iletişim

• Rehberlik çalışmaları

• Ölçme ve değerlendirme sonuçları

• Veli iş birliği

• Sosyal ve kültürel etkinlikler

• Kapsayıcı eğitim uygulamaları

• İş sağlığı ve güvenliği

• Okul sağlığı ve güvenli öğrenme ortamı

• Alınacak ortak kararlar

Toplantı tutanağı, kurulda gerçekten görüşülen konuları ve alınan kararları doğru biçimde yansıtmalıdır.

ŞÖK Tutanağı Hangi Dönemlerde Hazırlanabilir?

Araç, okulunuzun toplantı takvimine göre farklı dönemlerde kullanılabilecek şekilde düzenlenebilir.

Birinci dönem ŞÖK tutanağı

Eğitim-öğretim yılının ilk dönemindeki öğrenci gelişimi, sınıf ihtiyaçları ve ortak uygulamalar değerlendirilebilir.

İkinci dönem ŞÖK tutanağı

İkinci dönemde öğrencilerin gelişimi, önceki kararların uygulanma durumu ve yeni ihtiyaçlar ele alınabilir.

Dönem sonu ŞÖK tutanağı

Dönem boyunca yürütülen çalışmalar, öğrenci gelişimi ve sonraki döneme ilişkin öneriler değerlendirilebilir.

İhtiyaç hâlinde yapılan toplantılar

Okul yönetimi veya kurulun ihtiyaçlarına göre farklı tarihlerde yapılan toplantılar için gündem ve karar alanları düzenlenebilir.

ŞÖK Tutanağı Nasıl Hazırlanır?

Okul bilgilerini girin

Okulun adı, il, ilçe, eğitim-öğretim yılı ve toplantı yeri gibi temel bilgileri doldurun.

Sınıf ve şubeyi belirleyin

Toplantının hangi sınıf ve şube için yapıldığını kontrol edin. Belge başlığında ve öğrenci çizelgesinde aynı sınıf bilgisinin kullanıldığından emin olun.

Toplantı tarihini ve saatini ekleyin

Tarih ve saat bilgilerinin okulun toplantı takvimiyle uyumlu olmasına dikkat edin.

Katılımcı öğretmenleri yazın

Şubede ders veren öğretmenlerin adlarını, branşlarını ve gerekiyorsa imza alanlarını ekleyin. Toplantıya katılmayan kişilerle ilgili okulunuzun uyguladığı yöntemi esas alın.

Gündem maddelerini düzenleyin

Hazır gündem maddelerini toplantının amacı doğrultusunda inceleyin. İlgili olmayan maddeleri kaldırın; okulunuz veya sınıfınız için gerekli konuları ekleyin.

Görüşme metinlerini hazırlayın

Hazır görüşme önerilerini doğrudan kullanmak yerine toplantıda gerçekten konuşulan konulara göre değiştirin. Varsayıma dayalı veya görüşülmemiş ifadeleri belgeye eklemeyin.

Alınan kararları yazın

Kararlar açık, uygulanabilir ve sorumluları anlaşılır biçimde yazılmalıdır. Toplantıda alınmayan kararlar hazır şablondan kaldırılmalıdır.

Belgeyi kontrol edin

İndirmeden önce okul, sınıf, tarih, katılımcı, öğrenci ve karar bilgilerinin doğruluğunu kontrol edin.

Çıktınızı alın

Son kontrolün ardından belgeyi desteklenen Word veya PDF seçeneğiyle indirin.

Araçta Bulunan Özellikler

Düzenlenebilir gündem şablonu

Araçta açılış, yoklama, öğrenci gelişimi, rehberlik, değerler eğitimi, iş sağlığı ve güvenliği ve okul sağlığı gibi konuları içerebilen hazır gündem maddeleri bulunabilir.

Mevcut sürümde 15 maddelik örnek gündem şablonu sunuluyorsa bu maddeler toplantının amacına göre düzenlenmelidir. Her toplantıda bütün maddelerin kullanılması zorunlu değildir.

Hazır görüşme metinleri

Gündem maddeleri için örnek görüşme metinlerinden yararlanabilirsiniz. Metinleri toplantıda gerçekten yapılan değerlendirmelere ve okulunuzun koşullarına göre değiştirin.

Karar önerileri

Hazır karar önerileri belge düzenleme sürecini kolaylaştırabilir. Ancak kararların kurul üyeleri tarafından değerlendirilmesi ve toplantının gerçek sonucunu yansıtması gerekir.

Öğrenci değerlendirme çizelgesi

Öğrencilerin eğitim sürecine ilişkin gerekli değerlendirmeler düzenli bir çizelgede gösterilebilir.

Çizelgede yalnızca toplantının amacı açısından gerekli bilgiler kullanılmalıdır. Sağlık, ekonomik durum veya aile bilgileri gibi hassas veriler işlenirken kurumunuzun veri koruma ve gizlilik kurallarına uyun.

Katılımcı öğretmen listesi

Şubede ders veren öğretmenler branş ve imza alanlarıyla düzenli bir listede gösterilebilir. İsimlerin, branşların ve katılım durumlarının doğruluğunu kontrol edin.

Word ve PDF çıktısı

Desteklenen seçeneklere göre düzenlenebilir Word belgesi veya yazdırmaya uygun A4 PDF çıktısı alınabilir.

ŞÖK Tutanağında Bulunabilecek Bölümler

Hazırlanan tutanakta okulunuzun uygulamasına göre şu bölümler bulunabilir:

• Okul adı

• Eğitim-öğretim yılı

• Sınıf ve şube

• Toplantı tarihi ve saati

• Toplantı yeri

• Kurul başkanı

• Katılımcı öğretmenler

• Gündem maddeleri

• Görüşülen konular

• Öğrencilere ilişkin gerekli değerlendirmeler

• Alınan kararlar

• Sorumlular ve uygulama zamanı

• İmza alanları

• Okul yönetiminin kontrol veya onay alanı

Her okulun belge düzeni ve toplantı ihtiyacı farklı olabilir. Gereksiz alanlar kaldırılmalı, ihtiyaç duyulan alanlar eklenmelidir.

Hazır Metinleri Kullanırken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Toplantıyı doğru yansıtın

Şablon, toplantının yerine geçmez. Belgede yalnızca gerçekten görüşülen konular ve alınan kararlar bulunmalıdır.

Genel ifadeleri özelleştirin

“Sınıfın başarısının artırılmasına karar verildi” gibi genel cümleler yerine ne yapılacağını ve mümkünse sorumluları belirten açık kararlar yazın.

Eski tarih ve dönemleri kontrol edin

Önceki bir taslaktan kalan eğitim yılı, tarih, sınıf veya öğretmen bilgileri belgeye taşınmamalıdır.

Mevzuat güncelliğini doğrulayın

Hazır şablonlar zamanla güncelliğini kaybedebilir. Belgeyi kullanmadan önce MEB’in ve ilgili resmî kurumların güncel kaynaklarıyla karşılaştırın.

İmzaları kontrol edin

Katılımcı öğretmenlerin isimleri, branşları ve imza alanları doğru sırada bulunmalıdır.

Öğrenci Verilerinde Gizlilik

ŞÖK tutanakları öğrencilere ilişkin kişisel veya hassas bilgiler içerebilir. Bu nedenle veri girişinde yalnızca toplantının amacı için gerekli bilgiler kullanılmalıdır.

Aşağıdaki noktalara dikkat edin:

• Gereksiz kişisel veri eklemeyin.

• Sağlık ve aile bilgilerini ayrıntılı biçimde yazmayın.

• Belgeyi yetkisiz kişilerle paylaşmayın.

• Çıktıları herkese açık alanlara yüklemeyin.

• Öğrenci listesinin bulunduğu ekran görüntülerini paylaşmayın.

• Kurumunuzun saklama ve imha kurallarına uyun.

• Ortak kullanılan bilgisayarlarda indirilen dosyaları koruyun.

• Aracın gizlilik açıklamasını veri girmeden önce inceleyin.

Aracın verileri hangi yöntemle işlediği hakkında doğrulanmış bir açıklama bulunmuyorsa “veriler kesinlikle kaydedilmez” gibi bir iddia kullanılmamalıdır.

Belgeyi İndirmeden Önce Kontrol Listesi

• Okul adı doğru mu?

• Eğitim-öğretim yılı doğru mu?

• Sınıf ve şube bütün alanlarda aynı mı?

• Toplantı tarihi ve saati doğru mu?

• Katılımcı öğretmenler eksiksiz mi?

• Gündem maddeleri toplantıya uygun mu?

• Görüşme metinleri gerçek toplantıyı yansıtıyor mu?

• Alınan kararlar açık ve uygulanabilir mi?

• Öğrenci bilgilerinde gereksiz ayrıntı var mı?

• İmza ve onay alanları doğru mu?

• Belge güncel resmî uygulamalarla karşılaştırıldı mı?

• Word veya PDF ön izlemesinde sayfa taşması var mı?